POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
LA FUNDACIÓN MAYAGÜEZ (en adelante “La Fundación”), es una entidad sin ánimo de lucro, que tiene como objetivo general contribuir a mejorar la calidad de vida y promover el desarrollo socioeconómico de las comunidades con las cuales MAYAGÜEZ S.A. tiene interacción.
La Fundación se encuentra comprometida con la protección de la información obtenida voluntariamente por nuestros proveedores, clientes, empleados, ex empleados, contratistas, o individuos que por alguna circunstancia han entregado su información o han tenido relación con su tratamiento, para cumplir con nuestras obligaciones legales y contractuales se ha desarrollado y adoptado esta Política para definir claramente nuestro compromiso de proteger y respetar los derechos de los Titulares de la información que se encuentra en nuestra posesión y control.
Conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 mediante los cuales se dictan disposiciones para la protección de datos personales y en el desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas con bases de datos o archivos, la presente Política de tratamiento de datos será aplicable al tratamiento de datos que la Fundación recolecte a través de diferentes medios electrónicos tales como el Sitio Web de la Fundación, correos electrónicos o por cualquier otro mecanismo presencial.
Para tales efectos se define como “información o datos personales” los datos suministrados por los Titulares relacionados con nombres y apellidos, identificación, edad, género, profesión, direcciones, correo electrónico, teléfonos, y demás datos que generalmente se utilizan para identificar a las personas.
Con base en lo anterior, los Titulares deben leer previa, detallada y cuidadosamente esta Política. Los términos y condiciones señalados en la presente aplicarán para los datos suministrados físicamente así como a través del Sitio Web de la Fundación y cualquier otro medio que se utilice.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Dentro de la Política de Protección de datos personales La Fundación adopta los principios previstos por la Ley 1581 de 2012, lo cuales son:
- Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
- Principio de finalidad:El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
- Principio de libertad:El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
- Principio de transparencia:En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
- Principio de acceso y circulación restringida:El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; - Principio de seguridad:La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
QUE DE ACUERDO A LOS PRINCIPIOS FUNDAMENTALES LA FUNDACIÓN:
1. Es responsable por la información personal que está en su poder.
2. Informa de manera previa y expresa la finalidad de la recolección de su información personal.
3. Recolecta, utiliza o comparte su información personal únicamente con consentimiento previo, expreso e informado de parte del titular.
4. Limita la cantidad y tipo de información personal únicamente para cumplir con sus obligaciones contractuales y legales.
5. Utiliza y comparte su información personal únicamente para los propósitos para los cuales tiene su autorización.
6. Realiza su mejor esfuerzo para mantener actualizada la información personal en su posesión o control y en todo caso atenderá dentro las solicitudes de actualización o supresión dentro de los términos legales.
7. protege su información personal con medidas de protección apropiadas a la sensibilidad de la información.
8. Es transparente respecto a los procesos que utiliza para manejar su información personal.
La Dirección de la Fundación Mayagüez, comunica, hace pública y pone a disposición de todos sus empleados y partes interesadas su Política de Tratamiento de Datos Personales.
Jaime Quevedo Caicedo
Director Ejecutivo Fundación Mayagüez
1. MARCO LEGAL
Artículo 15 Constitución Política de la República de Colombia.
Ley 1581 de 2012 Protección de datos personales.
Decreto Reglamentario 1377 de 2013
2. RESPONSABLE DE INFORMACIÓN
LA FUNDACIÓN MAYAGÜEZ identificada con el Nit. 900.329.754, con domicilio principal en la calle 22 norte No 6AN-24 oficina 701, edificio Santa Monica Central de la Ciudad de Cali, Colombia, con número de teléfono +57 (2) 3692348 y correo electrónico comunicaciones@fundacionmayaguez.org
3. DEFINICIONES
3.1 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3.2 Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y datos biométricos.
FUNDACIÓN MAYAGÜEZ únicamente obtiene información catalogada por la normatividad como “sensible” en los siguientes eventos:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deben adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
No se requiere autorización cuando los datos son de naturaleza pública, o en casos de urgencia médica o sanitaria.
Salvo las excepciones que prevé la normatividad y dentro de los fines legítimos del negocio y de atención de sus requerimientos, en ningún caso FUNDACIÓN MAYAGÜEZ suministra, distribuye, comercializa, comparte, intercambia y en general realiza alguna actividad en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada. Sin embargo, los datos que son recolectados por FUNDACIÓN MAYAGÜEZ sólo pueden ser compartidos con terceros en el evento en que medie consentimiento y autorización previa, expresa e informada por parte del titular antes de compartir dicha información.
3.3 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, procesamiento, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión y/o transferencia, supresión.
3.4 Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento
3.5 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
3.6 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o en tratamiento de los datos.
4. CONSULTAS
Los titulares o sus causahabientes pueden consultar la información que sobre los titulares repose en cualquier base de datos de FUNDACIÓN MAYAGÜEZ. En este sentido, se garantiza el derecho de consultar toda la información contenida en el registro individual o vinculada con la identificación del mismo. Para efectos de acceder a la información, los titulares pueden acceder a la página fundacionmayaguez.org, una vez ahí deben seleccionar la sección: CONTACTENOS. Posteriormente, se debe diligenciar los datos de nombre, email, teléfono, asunto y el mensaje o escribir un correo electrónico con estos datos a la dirección comunicaciones@fundacionmayaguez.org. Estos requerimientos son atendidos por la Dirección de la Fundación Mayagüez para el caso de los clientes, contratistas y proveedores. Para el caso de los empleados y/o trabajadores se debe radicar la solicitud en la Oficina de Fundación, el cual consiste en radicar un documento escrito que contenga su nombre, identificación y firma del titular o sus causahabientes dirección de correspondencia y la solicitud expresa respecto a la consulta de la información personal.
5. RECLAMOS
El Titular o quien ejerza sus derechos, que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en la presente Política, puede presentar un reclamo para que se adopten los correctivos necesarios.
El reclamo ante el Responsable del Tratamiento en este caso FUNDACIÓN MAYAGÜEZ o el Encargado del Tratamiento será tramitado bajo las siguientes reglas:
5.1 Solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado, la cual deberá contener:
Identificación del Titular
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Dirección física o electrónica, y
Documentos que se quieran hacer valer.
Si el reclamo es incompleto, se requiere al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos sesenta (60) días desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, este debe trasladarse a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informa de la situación al interesado.
5.2 Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
5.3 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS
FUNDACIÓN MAYAGÜEZ tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta. En las solicitudes el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que soporte su petición.
6.1 Supresión
FUNDACIÓN MAYAGÜEZ debe realizar oportunamente supresión de los datos solicitada por el titular cuando considere que:
Los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente;
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectado; o,
Haya transcurrido el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados;
El Responsable puede negarse a la supresión cuando:
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
En razón de actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; o,
Sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
6.2 Modificación
Si el Titular desea efectuar algún tipo de modificación, actualización, cambio o eliminación de la misma, puede realizar dicha solicitud escribiendo al correo comunicaciones@fundacionmayaguez.org o a través de la página fundacionmayaguez.org, una vez ahí debe seleccionar la sección: CONTACTENOS. Posteriormente, debe diligenciar los datos de nombre, email, teléfono, asunto y el mensaje. Una vez recibida solicitud del interesado, la misma es actualizada siempre y cuando no contravenga la normatividad vigente.
7. SEGURIDAD
FUNDACIÓN MAYAGÜEZ posee políticas de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica que protege de manera razonable la información personal recolectada, limitando su acceso, en la medida de lo posible, a las personas que tengan un interés sobre la misma y a las cuales se le haya autorizado su acceso conforme con la presente Política y con la normatividad vigente. No obstante lo anterior y a pesar del constante monitoreo y protección de la información, la misma no es infalible contra todos los ataques de seguridad que se puedan presentar. Sin embargo, FUNDACIÓN MAYAGÜEZ realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal que ha sido recolectada.
7.1 Menores de Edad
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido por regla general. Sin embargo y solo en los casos previstos por la ley; el representante legal del niño, niña y adolescente podrá autorizar su tratamiento por parte de FUNDACIÓN MAYAGÜEZ. El representante legal del menor deberá velar por el cumplimiento de lo indicado en el artículo 12 de Decreto 1377 de 2013.
8. CAMBIOS A LA PRESENTE POLÍTICA
FUNDACIÓN MAYAGÜEZ puede modificar esta Política de Privacidad para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo considere necesario. En el evento que se realice algún cambio o modificación a esta Política, FUNDACIÓN MAYAGÜEZ comunica de los cambios al titular, por tal razón, respetuosamente lo invita a revisar de manera periódica la presente Política, con el objetivo de mantenerse informado respecto de los mecanismos de protección implementados por FUNDACIÓN MAYAGÜEZ para la protección de la información personal.
9. VIGENCIA
La presente política entra en vigencia a partir del 24 de Agosto del 2018.
Teléfono: (+57) 321 701 3929
Candelaria Vía la Colombiana
Valle de Cauca - Colombia
Correo electrónico: info@anajuliaholguin.edu.co
